My Club App – Handbuch

My Club verbindet Vereinsadministratoren, Trainer und Mitglieder auf einer zentralen Plattform. Die App deckt den kompletten Vereinsalltag ab – von der Saison- und Trainingsplanung über die Platzbuchung, die Clubmeisterschaften und den Clubhausdienst bis zur Mitgliederverwaltung, den Vereinsaufgaben, dem internen Chat und der öffentlichen Vereinswebseite.

Die App ist modular aufgebaut: Jeder Verein aktiviert genau die Module, die er braucht. Nicht aktivierte Module tauchen weder in der Navigation noch auf der Rechnung auf.

My Club verfügt über ein flexibles Rollensystem. Neben den Hauptrollen (Administrator, Trainer, Mitglied, Gast) gibt es spezialisierte Manager-Rollen, die der Administrator gezielt für einzelne Module vergeben kann. So lassen sich Verwaltungsaufgaben verteilen, ohne vollen Administrator-Zugriff zu vergeben.

VereinsadministratorAdministrator

Der Administrator ist der zentrale Verwalter des Vereins und hat Zugriff auf alle Funktionen:

• Module aktivieren: Steuert unter Club Management > Module, welche Funktionsbereiche der Verein nutzt
• Mitgliederverwaltung: Neue Mitglieder freischalten, Rollen zuweisen, Profile und Modulrechte pflegen
• Beitragsmanagement: Beitragstypen anlegen, Anträge genehmigen, Rechnungen erstellen
• Saisonplanung: Saisons anlegen, Trainingszeiträume definieren, Ressourcen zuweisen
• Trainingsgruppen & -optionen: Gruppen erstellen, Schüler zuweisen, Angebote konfigurieren
• Platzbuchung konfigurieren: Plätze, Öffnungszeiten, Buchungstypen, Buchungsregeln, Sperrungen und wiederkehrende Belegungen
• Clubhausdienst konfigurieren: Schichten, saisonale Zeiträume, benutzerdefinierte Felder, Stornierungsregeln
• Clubmeisterschaften: Turniere und Konkurrenzen erstellen und verwalten
• Aufgaben: Aufgaben anlegen, genehmigen und im Kanban-Board verfolgen
• Webseite: Seitenstruktur, Inhalte, Mediacenter und Domains pflegen
• Abrechnung & Export: Abrechnungsdatensätze prüfen, Rechnungen erzeugen, als PDF oder Excel exportieren
• Kommunikation: E-Mails an Mitglieder und Gruppen senden, Systemmails anpassen

TrainerTrainer

Der Trainer verwaltet seine Trainingsgruppen und kommuniziert mit den Schülern:

• Trainingsgruppen erstellen: Eigene Gruppen anlegen und verwalten
• Trainingsoptionen: Trainingsangebote mit flexiblen Zeitplänen definieren
• Trainings durchführen: Teilnahme erfassen, Trainings absagen oder verschieben
• Gruppenchat: Aus einem Training heraus mit einem Tap alle Schüler der Einheit anschreiben
• Abrechnung: Eigene Trainingsabrechnung einsehen und als PDF oder Excel exportieren
• Übersicht: Schüleranmeldungen und Buchungsstatus einsehen

MitgliedMitglied

Mitglieder nutzen die App, um am Vereinsleben teilzunehmen:

• Training buchen: Mit wenigen Taps zu Trainingseinheiten anmelden
• Plätze buchen: Verfügbare Plätze einsehen und buchen, Mitspieler hinzufügen, Buchungen stornieren
• Clubhausdienst buchen: Freie Schichten im Jahreskalender einsehen und übernehmen
• Clubmeisterschaften: Anmelden, Spieltermine vereinbaren, Ergebnisse und Turnierbaum verfolgen
• Aufgaben: Offene Vereinsaufgaben übernehmen oder als Helfer unterstützen
• Chat: Direkt- und Gruppennachrichten mit anderen Mitgliedern austauschen
• Selfservice: Leistungsklasse, Adress- und Kontaktdaten sowie Benachrichtigungen selbst pflegen
• Anträge stellen: Mitgliedschaft kündigen, Beitragstyp wechseln oder beitragsfreie Familienmitglieder beantragen
• Trainingsnachweis: Automatische Übersicht aller gebuchten Trainings und eigener Rechnungen
• Push-Benachrichtigungen: Erinnerungen und Updates empfangen – je Kategorie einzeln einstellbar

GastGast

Gäste sind registrierte Nutzer ohne Mitgliedschaft – etwa Feriengäste oder Probetrainings-Teilnehmer. Der Verein legt in den Mitglieder-Einstellungen fest, welche Module Gäste überhaupt nutzen dürfen:

• Modulrechte für Gäste werden zentral vorgegeben (z. B. Platzbuchung ja, Saisonanmeldung nein)
• Ein Gast kann jederzeit zum Mitglied hochgestuft werden und erhält dann die freigegebenen Modulrechte
• Optional lassen sich inaktive Gäste nach einer einstellbaren Anzahl von Tagen ohne Login automatisch löschen – Mitglieder werden nie automatisch gelöscht

Interessent (Aufnahmeantrag)Interessent

Wer sich über das Mitgliedsformular registriert, landet zunächst als Interessent im Onboarding-Prozess und hat noch keinen Zugriff auf Vereinsinhalte. Erst mit der Genehmigung des Aufnahmeantrags wird daraus ein Mitglied – inklusive automatisch gesetztem Eintrittsdatum.

SaisonmanagerSaisonmanager

Der Saisonmanager übernimmt die Verwaltung von Saisons und Trainingsplanung:

• Saisons anlegen und verwalten: Neue Saisons erstellen, Trainingszeiträume definieren und bearbeiten
• Trainingsgruppen: Gruppen erstellen, Schüler zuweisen und Anmeldungen verwalten
• Trainingsoptionen: Trainingsangebote mit flexiblen Zeitplänen erstellen und pflegen
• Ressourcen zuweisen: Trainer und Ressourcen den Saisons zuordnen

PlatzbuchungsmanagerPlatzbuchungsmanager

Zuständig für Konfiguration und Betrieb des Platzbuchungssystems:

• Plätze verwalten: Plätze anlegen, bearbeiten und löschen
• Öffnungszeiten konfigurieren: Periodenbasierte Öffnungszeiten je Wochentag und Saison
• Buchungstypen: Kategorien wie Einzel, Doppel oder Training erstellen und sortieren
• Buchungsregeln: Vorbuchungsfristen, maximale Spieldauer und Parallelbuchungen begrenzen
• Wiederkehrende Belegungen: Regelmäßige wöchentliche Buchungen für feste Trainingszeiten einrichten
• Platzsperrungen: Plätze für Wartung oder Events sperren, mit Angabe eines Grundes
• Belegungsübersicht: Auslastung der Plätze auswerten

MeisterschaftsmanagerMeisterschaftsmanager

Organisiert Clubmeisterschaften und Turniere:

• Meisterschaften erstellen: Neue Clubmeisterschaften mit Zeitraum und Anmeldefrist anlegen
• Konkurrenzen definieren: Getrennt nach Geschlecht, Altersklasse und Leistungsklasse, Einzel oder Doppel
• Anmeldungen verwalten: Teilnehmerlisten prüfen, Mindest- und Höchstteilnehmerzahlen kontrollieren
• Turnierbaum erzeugen: Auslosung inklusive Setzliste, Freilosen und optionaler Trostrunde
• Fristen setzen: Termine je Runde begrenzen, damit der Spielplan nicht ausufert
• Ergebnisse & Ranglisten: Ergebnisse erfassen, der Turnierbaum rückt automatisch weiter

ClubhausmanagerClubhausmanager

Konfiguriert und überwacht das Clubhausdienst-Buchungssystem:

• Schichten definieren: Beliebig viele Schichten pro Tag mit individuellen Namen und Zeiten
• Saisonale Zeiträume: Verschiedene Dienstpläne für unterschiedliche Saisonzeiträume
• Benutzerdefinierte Felder: Pflicht- und optionale Felder für die Buchung (z. B. Telefonnummer)
• Stornierungsregeln: Fristen für die Stornierung von Buchungen festlegen
• Listenansicht: Alle Dienste tabellarisch, filterbar nach Zeitraum und durchsuchbar nach Mitglied
• Übergabe-Informationen: Felder für Übergabe-Infos zwischen Schichten verwalten

MitgliedermanagerMitgliedermanager

Betreut den Mitgliederstamm, ohne Zugriff auf die übrigen Verwaltungsbereiche:

• Mitglieder pflegen: Profile, Adressdaten, Leistungsklassen und Modulrechte bearbeiten
• Anträge bearbeiten: Aufnahme, Kündigung, Beitragswechsel und beitragsfreie Mitglieder genehmigen oder ablehnen
• Import & nuLiga: Bestandsdaten importieren und mit nuLiga abgleichen
• Historie: Änderungen je Mitglied lückenlos nachvollziehen
• Auswertungen: Mitgliederberichte erstellen und exportieren

BuchhaltungsmanagerBuchhaltungsmanager

Verantwortet die finanzielle Seite des Vereins in der App:

• Abrechnungsdatensätze: Trainings-, Platz-, Clubhaus- und Aufgabenbuchungen prüfen und freigeben
• Rechnungen: Mitgliedsrechnungen mit fortlaufender Nummer erzeugen und versenden
• Gutschriften: Rechnungen stornieren – der Vorgang bleibt als Gutschrift nachvollziehbar
• SEPA: Mandate prüfen und fällige Rechnungen als SEPA-Datei exportieren
• Einstellungen: Rechnungsnummernkreise, Zahlungsarten und Abrechnungsstichtage konfigurieren

WebseitenmanagerWebseitenmanager

Pflegt die öffentliche Vereinswebseite:

• Struktur: Seiten und Menüs anlegen und sortieren
• Inhalte: Seiten aus Bausteinen zusammensetzen und veröffentlichen
• News & Termine: Beiträge und Veranstaltungen pflegen
• Mediacenter: Bilder und Dokumente verwalten
• Formulare: Eigene Formulare bauen und Einsendungen bearbeiten
• Domains: Subdomain oder eigene Vereinsdomain verwalten

Nicht jedes Mitglied bucht immer selbst. Eltern buchen für ihre Kinder, Partner übernehmen füreinander, ein Doppelpartner reserviert den Platz für die Runde. Dafür gibt es die Vertretung: Ein Mitglied darf im Namen eines anderen handeln – aber nur, wenn beide Seiten und der Verein zugestimmt haben.

Vertretung erteilenMitglied

• Im eigenen Profil unter Vertretung lässt sich einem anderen Mitglied eine Vertretungsberechtigung erteilen, damit es im eigenen Namen buchen kann
• Umgekehrt kann ein Mitglied anfragen, ein anderes Mitglied vertreten zu dürfen – die angefragte Person entscheidet selbst
• Pro Mitglied ist immer nur eine offene Anfrage möglich; bestehende Anfragen lassen sich jederzeit zurückziehen
• Eine erteilte Vertretungsberechtigung kann jederzeit wieder entzogen werden

Doppelte Freigabe

Eine Vertretung wird erst wirksam, wenn zwei Zustimmungen vorliegen: die des vertretenen Mitglieds und die der Vereinsverwaltung. Bis dahin bleibt die Anfrage im Status offen und hat keinerlei Wirkung.

• Offene Anfragen erscheinen als Banner auf der Startseite der betroffenen Person
• Die Verwaltung sieht die Anfrage im Format „A möchte B vertreten“ und kann sie genehmigen oder ablehnen
• Auf der Mitglieder-Detailseite verwaltet die Verwaltung alle Vertretungsgenehmigungen eines Mitglieds an einer Stelle

Im Namen einer anderen Person handeln

• Ein Umschalter in der Kopfzeile listet alle genehmigten Vertretungen zur Auswahl
• Nach dem Umschalten weist ein dauerhaftes Banner „Handeln als …“ auf die aktive Vertretung hin
• Ein Klick auf Zurück zum eigenen Konto beendet die Vertretung wieder
• Die Vertretung wirkt in den buchenden Bereichen – etwa Platzbuchung und Clubhausdienst – und steht im Mitglieder-, Trainer- und Adminbereich zur Verfügung

Registrierung

Die Registrierung ist blitzschnell über drei Wege möglich:

• Google-Konto: Ein-Klick-Registrierung über das bestehende Google-Konto
• Apple-ID: Ein-Klick-Registrierung über die Apple-ID (iOS)
• E-Mail: Klassische Registrierung mit E-Mail-Adresse und Passwort

Kontrollierter Zugang

Nach der Registrierung muss jeder neue Nutzer durch einen Vereinsadministrator freigeschaltet werden. Dies stellt sicher, dass nur berechtigte Personen Zugang zum Vereinsbereich erhalten.

1. Nutzer registriert sich in der App
2. Nutzer wählt seinen Verein aus
3. Administrator erhält eine Benachrichtigung und schaltet den Nutzer frei
4. Nutzer erhält Zugriff auf alle für ihn freigegebenen Module

Aufnahmeantrag statt Selbstregistrierung

Alternativ verlinkt der Verein das Mitgliedsformular. Wer sich darüber registriert, durchläuft den Onboarding-Prozess mit allen für die Mitgliedschaft nötigen Angaben. Der Antrag wird geprüft, genehmigt und setzt anschließend automatisch Eintrittsdatum, Beitragstyp und Rolle.

Profil & Selfservice

• Persönliche Daten, Adresse und Leistungsklasse selbst pflegen
• Profilbild hinterlegen
• Benachrichtigungen je Kategorie ein- und ausschalten (Training, Platzbuchung, Clubhaus, Meisterschaft, Chat, Aufgaben)
• Eigene Rechnungen und den Trainingsnachweis einsehen
• Anträge zur Mitgliedschaft stellen und deren Status verfolgen

Unter Club Management > Module entscheidet der Administrator, welche Funktionsbereiche der Verein einsetzt. Ein deaktiviertes Modul erscheint weder in der Navigation der Mitglieder noch in der Abrechnung.

• Saisonplanung – Saisons, Trainingsgruppen, Trainingsoptionen und Trainingsabrechnung
• Platzbuchung – Plätze, Zeitfenster, Buchungsregeln und Sperrungen
• Clubmeisterschaften – Turniere, Konkurrenzen, Turnierbaum und Ergebnisse
• Clubhausdienst – Jahreskalender, Schichten und Dienstbuchungen
• Mitgliederverwaltung & Beiträge – Mitgliederstamm, Anträge, Beitragstypen und Rechnungen
• Aufgaben – Vereinsarbeit ausschreiben, verteilen und dokumentieren
• Chat – Direktnachrichten und Gruppenchats
• Webseite – öffentliche Vereinswebseite (kostenpflichtiges Zusatzmodul)

Das Herzstück der App: die strukturierte Verwaltung von Saisons, Trainingsgruppen und Trainingsoptionen – inklusive automatischer Trainingsabrechnung.

SaisonverwaltungAdminSaisonmanager

• Komplette Trainingssaisons mit wenigen Klicks planen
• Mehrere Saisons pro Vereinsjahr möglich
• Start- und Enddatum je Saison definieren
• Anmeldefrist setzen – der Deadline-Tag selbst zählt noch als Anmeldetag
• Ressourcen und Trainer zuweisen
• Vorschau der geplanten Saison vor der Veröffentlichung

TrainingsgruppenAdminTrainer

• Trainingsgruppen pro Saison erstellen
• Schüler den Gruppen zuweisen, Kapazitäten im Blick behalten
• Gruppenliste nach Typ filtern und nach Namen durchsuchen
• Suche nach einem Mitglied, um nur dessen Gruppen anzuzeigen
• Übersicht über alle Anmeldungen und den Buchungsstatus

TrainingsoptionenAdminTrainer

• Trainingsangebote mit flexiblen Zeitplänen erstellen
• Verschiedene Trainingstypen definieren (z. B. Einzel, Gruppe)
• Zeiträume, Preise und Wiederholungen konfigurieren
• Interessensbekundungen der Mitglieder auswerten, bevor die Gruppen stehen

PlanungsentwürfeAdminSaisonmanager

Bevor eine Saison verbindlich wird, lässt sie sich gefahrlos durchspielen. In einem Planungsentwurf werden Schüler probeweise den Trainingsoptionen zugeordnet, ohne dass jemand eine Benachrichtigung erhält.

• Mehrere benannte Entwürfe parallel führen – z. B. „Entwurf 1“, „Optimistisch“ oder „Ohne Platz 3“
• Zuordnungen frei verschieben und die Auswirkungen auf Auslastung und Gruppengrößen direkt sehen
• Entwürfe speichern und jederzeit zwischen ihnen wechseln; ungespeicherte Änderungen werden beim Wechsel abgefragt
• Erst der übernommene Entwurf wird zur echten Planung – bis dahin bleibt alles unverbindlich

Anmeldung, Interessen & Gruppenbildung

• Interessensbekundung: Mitglieder melden vor der Planung ihr Interesse an, inklusive bevorzugter Gruppengröße (z. B. Einzeltraining oder Gruppentraining in der 3er- bis 4er-Gruppe)
• Priorisierte Zeitslots: Bei der Anmeldung werden Wunschzeiten in eine Reihenfolge gebracht
• Automatische Gruppenbildung: Die App bildet Gruppen, indem sie jedes Mitglied seinem höchstpriorisierten Zeitslot zuweist – manuelle Korrekturen bleiben jederzeit möglich
• Gruppe finalisieren: Eine finalisierte Gruppe ist der Stand, aus dem die Trainings erzeugt werden; die Finalisierung lässt sich wieder aufheben
• Trainings erzeugen: Aus der finalisierten Gruppe entstehen alle Trainingstermine auf einen Schlag; die App meldet, wie viele Termine angelegt wurden, und verhindert doppelte Erzeugung
• Manuelle Bestätigung: Bleiben Rückmeldungen einzelner Mitglieder aus, kann die Verwaltung alle Mitglieder einer Gruppe gesammelt bestätigen
• Gruppenlisten lassen sich nach Typ oder nach Trainer gruppieren

Training buchenMitglied

• Verfügbare Trainingseinheiten einsehen
• Mit wenigen Taps anmelden
• Automatischen Trainingsnachweis über alle gebuchten Einheiten erhalten
• Push-Benachrichtigungen zu Erinnerungen und Änderungen empfangen

Trainings verwaltenAdmin

• Trainingssuche über alle Saisons, Gruppen und Trainer
• Sammelaktionen: mehrere Trainings gleichzeitig bearbeiten oder absagen
• Abgesagte Trainings werden mit dem Namen der absagenden Person gekennzeichnet
• Beim Absagen werden die zugehörigen Abrechnungsdatensätze gelöscht – bereits abgerechnete Einheiten blockieren die Absage und werden im Hinweis genannt

Das Platzbuchungssystem ermöglicht es Mitgliedern, Plätze schnell und einfach zu buchen, während Administratoren flexible Konfigurationsmöglichkeiten erhalten.

Plätze buchenMitglied

• Interaktive Rasteransicht: Übersichtliche Darstellung aller Plätze (Spalten) und Zeitfenster (Zeilen)
• Einzelbuchung: Tippe auf ein freies Zeitfenster, um es zu buchen
• Mehrfachbuchung: Wische über mehrere aufeinanderfolgende Zeitfenster, um einen Block zu buchen
• Mitspieler hinzufügen: Füge andere Vereinsmitglieder als Mitspieler hinzu
• Buchungstypen wählen: Wähle aus vom Admin definierten Kategorien (z. B. Einzel, Doppel, Training)
• Details einsehen: Ein Tipp auf eine Buchung zeigt den vollständigen Text und den Namen des Buchers
• Buchung bearbeiten: Eigene Buchungen ändern oder stornieren
• Datumsnavigation: Zwischen Tagen navigieren oder über den Kalender ein Datum wählen

Plätze verwaltenAdminPlatzbuchungsmanager

Plätze & Konfiguration

• Plätze anlegen: Erstelle Plätze mit Nummer und optionalem Typ
• Öffnungszeiten: Periodenbasiertes System – z. B. Sommer- und Wintersaison mit unterschiedlichen Zeiten je Wochentag
• Zeitfenster: Automatische Generierung anhand eines konfigurierbaren Intervalls (z. B. 60 Minuten) oder manuelle Konfiguration

Buchungstypen

• Kategorien erstellen (z. B. Einzel, Doppel, Training)
• Spieleranzahl pro Typ festlegen
• Reihenfolge per Drag & Drop anpassen

Buchungsregeln

• Vorbuchungsfrist: Wie weit im Voraus darf gebucht werden – in Stunden, Tagen, Wochen oder Monaten
• Spieldauer: Maximale Dauer einer Buchung begrenzen
• Parallelbuchungen: Verhindern, dass ein Mitglied mehrere Plätze zur gleichen Zeit belegt

Wiederkehrende Belegungen

• Regelmäßige Buchungen anlegen, die automatisch wöchentlich erstellt werden
• Wochentag, Zeitraum und Platz festlegen
• Ideal für feste Trainingszeiten

Platzsperrungen

• Einzelne Plätze für Wartung oder Events sperren
• Start-/Endzeitpunkt und Grund angeben
• Mitglieder sehen den Sperrgrund in der Rasteransicht

Platzbelegungen im Blick

• Adminübersicht aller Belegungen mit Anzahl der Buchungen je Platz und Zeitraum
• Schnell erkennen, welche Plätze und Zeiten stark nachgefragt sind und wo noch Luft ist
• Grundlage, um Öffnungszeiten, Buchungsregeln und wiederkehrende Belegungen nachzujustieren

Kostenpflichtige Buchungen

• Optional lässt sich je Rolle eine Gebühr pro Zeitfenster hinterlegen – etwa für Gäste
• Mitspieler können anteilig belastet werden
• Die Bezahlung läuft direkt aus der Buchung heraus über den Zahlungsanbieter

Organisiere vereinsinterne Turniere und Meisterschaften komplett über die App – von der Ausschreibung über die Auslosung bis zur Siegerehrung.

Meisterschaften anlegenAdminMeisterschaftsmanager

• Meisterschaft erstellen: Zeitraum, Anmeldefrist und Beschreibung festlegen
• Konkurrenzen definieren: Beliebig viele Konkurrenzen je Meisterschaft
• Zielgruppe eingrenzen: Geschlecht, Altersklasse sowie minimale und maximale Leistungsklasse
• Einzel oder Doppel: Je Konkurrenz wählbar
• Teilnehmerzahlen: Mindest- und Höchstteilnehmerzahl je Konkurrenz
• Setzliste & Trostrunde: Anzahl gesetzter Spieler festlegen, Trostrunde optional aktivieren

Turnierbaum & SpielbetriebAdmin

• Auslosung: Der Turnierbaum wird automatisch erzeugt – mit Setzliste und Freilosen
• Runden-Fristen: Je Runde eine Frist setzen; nur Spieltermine innerhalb der Frist sind eintragbar
• Ergebnisse: Ergebnisse erfassen, der Baum rückt automatisch weiter
• Erinnerungen: Automatische Benachrichtigungen vor Ablauf einer Frist
• Konkurrenz deaktivieren: Mit Angabe eines Grundes, falls zu wenige Anmeldungen zusammenkommen

TeilnehmenMitglied

• Ausgeschriebene Konkurrenzen einsehen und sich anmelden – passende Leistungs- und Altersklasse wird geprüft
• Den eigenen Weg im Turnierbaum verfolgen
• Spieltermine mit dem Gegner vereinbaren, innerhalb der gesetzten Frist
• Gegner direkt aus dem Turnierbaum heraus kontaktieren
• Ergebnisse und Platzierungen aller Konkurrenzen einsehen

Das Clubhausdienst-Modul ermöglicht die einfache Organisation von Clubhausdiensten mit einem übersichtlichen Jahreskalender.

Dienste buchenMitglied

• Jahreskalender: Übersichtlicher Kalender mit farbcodierten Tagen
• Freie Schichten finden: Grün = frei, Orange = teilweise belegt, Rot = voll belegt
• Einfach buchen: Tag auswählen, Schicht wählen und buchen
• Benutzerdefinierte Felder ausfüllen: Pflicht- und optionale Felder bei der Buchung (z. B. Telefonnummer)
• Meine Dienste: Ein Banner listet die eigenen gebuchten Dienste – einmalig oder dauerhaft ausblendbar
• Dienst heute: Ein Hinweisbanner erinnert am Diensttag; es lässt sich für den Tag schließen
• Buchung stornieren: Innerhalb der festgelegten Frist stornierbar

Clubhausdienst konfigurierenAdminClubhausmanager

Schichten

• Beliebig viele Schichten pro Tag konfigurieren
• Individuelle Namen und Zeiten je Schicht
• Flexible Zuweisung je Wochentag

Saisonale Zeiträume

• Verschiedene Dienstpläne für unterschiedliche Saisonzeiträume
• Eigene Wochentagskonfiguration pro Zeitraum
• Z. B. unterschiedliche Schichten für Sommer- und Wintersaison

Benutzerdefinierte Felder

• Eigene Pflichtfelder oder optionale Felder bei der Buchung hinzufügen
• Z. B. Telefonnummer, Anmerkungen oder Sonderwünsche

Stornierungsregeln

• Festlegen, bis wie viele Tage vorher eine Buchung storniert werden kann
• Administratoren können jederzeit stornieren

Übergabe-Informationen

• Versteckte Felder für Übergabe-Infos zwischen Schichten
• Werden automatisch dem nächsten Dienst-Bucher angezeigt
• Ideal für wichtige Hinweise zur Clubhausübergabe

Listenansicht

• Alle Dienste tabellarisch aufgelistet
• Filterbar nach Start- und Enddatum
• Durchsuchbar nach Mitglied

Mitgliederstamm, Beitragstypen, Anträge und Rechnungen liegen an einem Ort – vom Aufnahmeantrag bis zum SEPA-Einzug.

MitgliederstammAdminMitgliedermanager

• Mitgliederliste mit Suche und Filtern
• Profile bearbeiten: Stammdaten, Adresse, Leistungsklasse, Rollen und Modulrechte
• Sammelaktionen, etwa um Modulrechte für viele Mitglieder gleichzeitig zu setzen
• Nutzer-Historie: ein Icon auf der Detailseite zeigt alle Änderungen am Mitglied mit Datum und auslösendem Nutzer
• Auswertungen und Berichte über den Mitgliederbestand

Beitragstypen & Tarife

• Beitragstypen mit Betrag und Intervall anlegen: monatlich, quartalsweise oder jährlich
• Je Beitragstyp festlegen, welche Module dessen Mitglieder nutzen dürfen
• Beitragsfreie Zuordnungen erlauben – z. B. für Familienmitglieder unter einem Tarif
• Startdatum der Abrechnung je Mitglied setzen, falls im laufenden Jahr umgestellt wird
• Beitragshistorie: alle Wechsel und Änderungen chronologisch nachvollziehbar

Digitale Anträge

Mitglieder stellen Anträge selbst im Profil; genehmigt wird in der Verwaltung. Möglich sind:

• Aufnahmeantrag: Neue Mitglieder über das Mitgliedsformular
• Kündigung: Nach Genehmigung verliert das Mitglied automatisch die Mitgliedsrolle und wird zum Gast
• Beitragswechsel: Wechsel des Beitragstyps – die Terminierung legt die Verwaltung im Genehmigungsprozess fest
• Beitragsfreies Mitglied: Familienmitglieder hinzufügen; die Stammdaten werden analog zur Registrierung abgefragt, die Adresse kann vom Hauptnutzer übernommen werden

Rechnungen & SEPABuchhaltungsmanager

• Mitgliedsrechnungen aus Beiträgen und Abrechnungsdatensätzen erzeugen
• Fortlaufende Rechnungsnummer; erst mit Nummer gilt die Rechnung als final – Entwürfe sind als solche gekennzeichnet
• Dateiname der Rechnung besteht aus der Rechnungsnummer
• Storno per Gutschrift mit Verweis auf die ursprüngliche Rechnung
• Filter für Gutschriften in der Rechnungsübersicht
• Zahlungsarten: Überweisung, SEPA-Lastschrift oder Barzahlung
• SEPA-Mandat je Mitglied mit IBAN, BIC, Mandatsreferenz und Datum; nur mit ausdrücklicher Einzugserlaubnis wird eingezogen
• Export fälliger Rechnungen als SEPA-Datei für die Bank
• Versand der Rechnungs-PDFs per E-Mail über die Vereinsadresse

Import & nuLiga-Abgleich

• Import-Assistent: Bestandsdaten aus einer Datei übernehmen, mit Vorschau und Protokoll je Import
• nuLiga-Sync: Export aus nuLiga einlesen und mit dem Mitgliederstamm vergleichen
• Der Abgleich zeigt: neu in nuLiga, abweichende Daten, nur in der App vorhanden und unverändert
• Personen ohne verwendbare E-Mail-Adresse und Familien mit gemeinsamer Adresse werden gesondert behandelt
• Zugangsdaten werden nicht gespeichert, der Export selbst wird nach dem Vergleich nicht abgelegt

Gruppen bündeln Mitglieder – für das Training, für die Kommunikation oder für beides. Wer einmal sauber gruppiert, spart sich das Zusammensuchen von Empfängern bei jeder Mail.

GruppentypenAdminMitgliedermanager

• Trainingsgruppe: Die Gruppe einer Saison, aus der Trainings entstehen. Sobald sie verwendet wird, lässt sich der Typ nicht mehr ändern
• Mitgliedergruppe: Freie Zusammenstellung von Mitgliedern, z. B. Mannschaften, Jugend oder Vorstand
• Verteiler: Gruppe mit eigener E-Mail-Adresse für den Schriftverkehr
• Systemgruppe: Automatisch gepflegte Gruppen wie Alle Mitglieder und Alle Trainer. Sie aktualisieren sich selbst und sind schreibgeschützt

Mitglieder zuordnen

• Manuell: Mitglieder über die Suche hinzufügen und wieder entfernen
• Dynamisch über Kriterien: Die Gruppe füllt sich selbst anhand von Regeln – etwa nach Beitragstyp, Rolle, Altersspanne oder einem gesetzten Merkmal. Ändern sich die Daten eines Mitglieds, passt sich die Gruppe automatisch an
• Übersicht mit Mitgliederzahl je Gruppe, Suche nach Gruppen und Filter nach Typ
• Suche nach einem Mitglied, um nur dessen Gruppen zu sehen
• Entfernte Mitglieder bleiben als gelöschtes Mitglied sichtbar, damit alte Zuordnungen nachvollziehbar bleiben

Verteiler mit eigener Adresse

Hat der Verein eine eigene Mail-Domain hinterlegt, bekommt jeder Verteiler eine echte Adresse. Die Mail-ID bestimmt den Teil vor dem @ – etwa vorstand für vorstand@tc-musterstadt.de. Jede Mail-ID darf nur einmal vergeben werden.

• Öffentlich erreichbar: Jeder kann an die Adresse schreiben, auch Personen außerhalb des Verteilers – passend für Kontaktadressen wie info@
• Nur intern: Nur Mitglieder des Verteilers dürfen an die Adresse schreiben; Mails von außen werden verworfen – passend für interne Runden
• Antworten gehen an die Gruppenadresse zurück, nicht an eine No-Reply-Adresse

Vereinsarbeit sichtbar verteilen: Aufgaben ausschreiben, Helfer finden und den Fortschritt nachvollziehbar dokumentieren.

Aufgaben verwaltenAdmin

• Kanban-Board: Alle Aufgaben nach Status – Entwurf, Genehmigung ausstehend, offen, in Arbeit, abgeschlossen, abgebrochen
• Listenansicht: Alternative Tabellenansicht mit Suche über alle Aufgaben
• Themen: Eigene Themen anlegen und Aufgaben darüber gruppieren
• Freigabegruppe: Mitglieder benennen, die eingereichte Aufgaben genehmigen oder ablehnen dürfen
• Veröffentlichen: Genehmigte Aufgaben werden für alle Mitglieder sichtbar

Aufgabe anlegen

• Name, Kurzbeschreibung und ausführliche Beschreibung
• Bilder anhängen, um den Arbeitsumfang zu zeigen
• Fälligkeitsdatum und Priorität (niedrig, mittel, hoch)
• Thema zuordnen und optional direkt einer Person zuweisen

MitmachenMitglied

• Meine Aufgaben: Alles, was mir zugewiesen ist, auf einen Blick
• Weitere Aufgaben: Offene Aufgaben des Vereins durchsuchen und übernehmen
• Als Helfer eintragen: Auch mitarbeiten, ohne die Aufgabe zu übernehmen
• Journal: Zwischenstände festhalten – jeder Eintrag mit Autor und Datum
• Aufgabe vorschlagen: Eigene Vorschläge einreichen; die Freigabegruppe entscheidet
• Starten und abschließen: Status direkt in der App weiterschalten

Vereinskommunikation bleibt im Verein: Direktnachrichten und Gruppenchats laufen in der App statt in privaten Messengern.

DirektnachrichtenMitglied

• Mitglied über die Suche finden und eine Unterhaltung starten
• Kein Austausch privater Telefonnummern nötig
• Die Unterhaltungsliste zeigt die letzte Nachricht und den Zeitpunkt

Gruppenchats

• Ein Gruppenchat gehört zur Trainingsgruppe, nicht zu einzelnen Personen
• Wer der Gruppe beitritt, ist automatisch im Chat – der bisherige Verlauf bleibt erhalten
• Wer die Gruppe verlässt, verliert den Zugriff; die Historie bleibt bei der Gruppe

Chat aus dem TrainingTrainer

• Aus einer Trainingseinheit heraus mit einem Tap den Gruppenchat mit allen Schülern starten
• Ideal für kurzfristige Absagen, Platzwechsel oder Hinweise

Ungelesene Nachrichten

• Ein Symbol oben rechts zeigt an, dass ungelesene Nachrichten vorliegen
• Der Zähler wird pro Unterhaltung geführt und beim Öffnen zurückgesetzt
• Neue Nachrichten kommen zusätzlich als Push-Benachrichtigung an

Die öffentliche Vereinswebseite lässt sich direkt aus der App pflegen – mit Baukasten, Mediacenter und eigener Domain. Das Webseitenmodul ist kostenpflichtig; bei der Aktivierung wird der Monatspreis angezeigt und muss bestätigt werden.

Seiten bauenAdminWebseitenmanager

• Vorlagen: Zwei Designs – modern (sportlich) oder klassisch (zurückhaltend)
• Struktur: Seiten und Menüführung anlegen und sortieren
• Bausteine: Text, Bild, Video, Karussell, Abschnitt, Trennlinie, Formular, Terminliste, News-Liste, Personenliste, Clubmeisterschaften, Weiterleitung, Impressum und freies HTML
• Freies HTML: Für externe Inhalte per iframe – gefiltert, aber flexibel genug für Widgets und Karten
• Impressum: Wird aus den Vereinsdaten zusammengesetzt; ohne gepflegte Überschrift erscheint keine Überschrift auf der Seite
• Veröffentlichungen: Änderungen werden gesammelt und bewusst veröffentlicht

Inhalte pflegen

• News & Termine: Beiträge und Veranstaltungen zentral pflegen und über Blöcke gefiltert ausspielen
• WYSIWYG-Editor: Formatierter Text, verlustfrei wieder bearbeitbar
• Kategorien: Freie Kategorien, nach denen Blöcke filtern
• Entwurf & Veröffentlichung: Nur veröffentlichte Einträge erscheinen öffentlich
• Mediacenter: Zentrale Ablage für Bilder und Dokumente, auf jeder Seite wiederverwendbar
• Formulare: Eigene Formulare bauen; Einsendungen landen als Liste in der Verwaltung

Domains

• Beim Aktivieren wird automatisch eine Subdomain angelegt – die Seite ist sofort erreichbar
• Eine eigene Vereinsdomain lässt sich später ergänzen

E-Mail an Mitglieder und GruppenAdmin

• Einzelne Mitglieder oder ganze Gruppen anschreiben
• Empfänger in CC und BCC setzen
• Dateien anhängen und Bilder inline einfügen
• E-Mail-Footer mit Vereinslogo und Kontaktdaten
• Versandprotokoll: Wer hat wann welche Mail erhalten

Vereinseigene Mail-Domain

• Eigene Mail-Domain hinterlegen, z. B. tc-musterstadt.de
• Die App nennt die zu setzenden DNS-Einträge; nach der Prüfung ist die Domain aktiv
• Mitglieder und Verteilergruppen sind unter dieser Domain erreichbar
• Antworten gehen an die Gruppenadresse, nicht an eine No-Reply-Adresse

Systemmails

• Vorlagen für automatische Mails – Begrüßung, Anträge, Erinnerungen, Rechnungen
• Texte je Verein anpassbar

Push-Benachrichtigungen

• Erinnerungen an anstehende Trainings, Platzbuchungen und Clubhausdienste
• Hinweise zu Fristen bei Clubmeisterschaften
• Neue Chat-Nachrichten und Aufgaben
• Updates zu Buchungsänderungen und Stornierungen
• Je Kategorie einzeln aktivierbar; fehlt die Systemberechtigung, führt ein Tipp direkt in die App-Einstellungen

AbrechnungsdatensätzeAdminBuchhaltungsmanager

Jede abrechnungsrelevante Buchung erzeugt einen Abrechnungsdatensatz – für Training, Platzbuchung, Clubhausdienst, Clubmeisterschaft und abgeschlossene Aufgaben.

• Wer die Gebühr trägt, legt der Verein fest: der Club oder die Schüler
• Bei Aufteilung auf mehrere Teilnehmer wird der Betrag anteilig verrechnet
• Datensätze lassen sich stornieren; stornierte Datensätze fließen nicht mehr in die Abrechnung ein und bleiben für Gutschriften erhalten
• Gestrichene Datensätze werden bei der Mitgliederabrechnung nicht berücksichtigt
• Refresh-Button auf der Abrechnungsseite, um den aktuellen Stand zu laden

TrainingsabrechnungTrainer

• Automatische Abrechnung aller Trainingseinheiten
• Transparente Kostenübersicht für Verein, Trainer und Schüler
• Trainerabrechnung als eigener Bericht

Export

• Abrechnungen als PDF exportieren
• Abrechnungen als Excel exportieren
• Ideal für die Buchhaltung und die Steuererklärung

TrainingsnachweisMitglied

• Automatische Übersicht aller gebuchten Trainings
• Persönliche Teilnahme-Historie und eigene Rechnungen

My Club rechnet verbrauchsbasiert ab: Es gibt keine Grundgebühr und keine Mindestlaufzeit. Bezahlt wird pro Buchung – und nur für die Module, die der Verein aktiviert hat.

Systemrechnung

• Alle Positionen eines Monats werden zu einer Systemrechnung zusammengefasst
• Je Modul wird die Menge und der Betrag separat ausgewiesen
• Das Webseitenmodul erscheint als eigene Position; ein angefangener Monat wird voll berechnet
• Der Einzug erfolgt über den Zahlungsanbieter; die Rechnung steht als PDF dauerhaft zur Verfügung
• Alle Preise verstehen sich zzgl. der gesetzlichen Mehrwertsteuer

Vereine arbeiten selten nur mit einem System. Über die REST API können externe Anwendungen – etwa eine bestehende Vereinsverwaltung oder ein eigenes Auswertungstool – auf Clubdaten zugreifen. Der Zugang ist standardmäßig aus und wird bewusst freigeschaltet.

AktivierungAdmin

• API aktivieren: Ein Schalter gibt den externen Zugriff für den Verein frei
• Operationen einzeln freigeben: Zusätzlich wird je Operation entschieden, ob sie über die API erreichbar sein soll – was nicht gebraucht wird, bleibt gesperrt
• Verfügbar ist unter anderem Mitglieder abrufen (GET /users) mit optionalem Datumsfilter

Zugangsdaten

• Pro Anbindung wird ein eigener API Key mit sprechender Bezeichnung angelegt – z. B. „Mitgliederverwaltung“
• Die Übersicht zeigt Bezeichnung, Key-Prefix und Erstelldatum; der vollständige Key erscheint nicht erneut
• Nicht mehr benötigte Keys lassen sich löschen und verlieren damit sofort ihre Gültigkeit
• Ein Endpunkt liefert nur die Mitglieder, die dem verwendeten API Key zugeordnet sind

Dokumentation

• Jede Anfrage authentifiziert sich über den API Key im Header
• Eine OpenAPI-Spezifikation ist direkt in der App einsehbar
• Dazu je Endpunkt eine Beschreibung, ein Antwort-Beispiel und die möglichen Fehlercodes

Fällt etwas auf – ein Fehler, eine fehlende Funktion oder schlicht eine Idee –, führt der Weg nicht über einen Umweg per Mail, sondern direkt aus der App heraus.

Feedback sendenMitglied

• Art des Feedbacks: Problem, Feature-Idee oder Allgemein
• Betreff: Kurze Zusammenfassung, mindestens fünf Zeichen
• Beschreibung: Das Anliegen im Detail, mindestens zwanzig Zeichen – je konkreter, desto schneller die Bearbeitung
• Nach dem Absenden wird eine Ticket-Nummer angezeigt, unter der das Anliegen geführt wird

Auch ohne Anmeldung

Wer sich nicht anmelden kann – etwa weil genau dort das Problem liegt –, erreicht das Feedback-Formular auch direkt vom Anmeldebildschirm aus.

My Club ist auf folgenden Plattformen verfügbar:

• iOS: Verfügbar im Apple App Store
• Android: Verfügbar im Google Play Store
• Web: Direkt im Browser nutzbar unter myclub.app.dsv.vision

Die App bietet eine native, flüssige Benutzererfahrung mit modernem Design und einem hellen sowie dunklen Erscheinungsbild. Die Benutzeroberfläche ist auf einfache und intuitive Bedienung ausgelegt, sodass alle Nutzer – vom Administrator bis zum Mitglied – schnell und effizient arbeiten können.

Mitglieder Selfservice

Kein Pflegeaufwand für Admins: Mitglieder verwalten ihre Leistungsklasse und persönliche Informationen selbst. Das reduziert den administrativen Aufwand und hält die Daten immer aktuell.